7 ideas para eventos en restaurantes y espacios privados

Ciertas épocas del año, como la temporada de fiestas, traen consigo un aumento en la demanda de eventos en los restaurantes y espacios privados, pero lo cierto es que su promoción requiere trabajo constante los 12 meses del año.

“Puede parecer pronto, pero la gente empieza a pensar en los gastos de las fiestas y a planificar sus eventos privados desde mayo o junio” dice Marc Liu, experto en marketing digital y cofundador de ELMNTL, una empresa de Dallas especializada en marketing para el sector restaurantero. “Nunca es demasiado pronto para empezar a promocionar tus espacios para eventos privados”, comenta Liu. “Los eventos corporativos y las bodas grandes se planifican durante todo el año, así que debes asegurarte de promocionar tu espacio para conseguir estos eventos”.

Las dimensiones físicas de un espacio son obviamente un factor importante, pero para cerrar este tipo de ventas se requiere más que eso. “Es importante que los propietarios recuerden que no están promocionando un espacio; sino que promocionan el potencial para un evento”. Los clientes deciden dónde reservar para sus fiestas y eventos con base en cómo creen que se sentirán ahí.

“Muchos propietarios creen que si tienen un lugar hermoso, este atraerá mágicamente a los clientes, sin que ellos hagan nada”, dice Liu. “Desafortunadamente, la realidad es distinta”. A continuación, Liu comparte maneras en las que los propietarios y administradores pueden concebir excelentes ideas de marketing para eventos en restaurantes que los mantendrán en la mente de los planificadores de eventos privados.

1. Usa tus canales existentes

No es necesario reinventar la rueda cuando se trata de llegar a las personas que están planeando un evento privado. “Nuestro enfoque de marketing incluye recomendar a nuestros clientes que usen sus canales existentes”, dice Liu. Eso significa crear contenido que promueva específicamente tu espacio para eventos privados y compartirlo ampliamente en todas las plataformas. “Utiliza tus páginas de redes sociales, tu sitio web y tu lista de correos electrónicos”. Todos estos canales te ayudarán a llegar a tus seguidores actuales, quienes no siempre saben lo que ofreces para eventos privados.

2. Muestra tu espacio en acción

Uno de los mayores errores que Liu ve en los propietarios de restaurantes es publicar fotos de su hermoso espacio para eventos privados, vacío a plena luz del día. “Intenta que la gente se vea a sí misma y a su grupo en ese espacio, incluso si el espacio es espectacular, debes publicar una foto que incluya a personas disfrutando de la comida y la bebida”. Puede ser una imagen de un evento anterior o incluso puedes escenificar una fotografía para que la gente se haga una idea de cómo podría ser su evento privado en tu espacio. Las fotos que muestran a gente utilizando el espacio ayudan a los clientes interesados a imaginarse su propio evento en tu espacio. “Haz que el contenido sea lo más específico posible para tu público”, dice Liu.

3. Transmite por qué eres especial

Decir que tienes un determinado número de sillas o metros cuadrados está bien, pero transmitir lo que realmente hace especial a tu restaurante es lo que te hará destacar. “Ponte en los zapatos de un organizador de fiestas y piensa en lo que tu restaurante ofrece específicamente para que los eventos sean más especiales”, dice Liu. Puede ser tu platillo estrella, música en vivo u otras ideas para eventos en restaurantes que hagan que tu negocio destaque, entre otros espacios para eventos privados. “Redacta un mensaje en torno a eso y escribe como si estuvieras hablando directamente con la persona interesada sobre por qué debería celebrar su evento contigo”.

4. Comparte tu espacio con la comunidad

Muchas organizaciones y entidades sin ánimo de lucro necesitan organizar eventos con un presupuesto ajustado. Prestar el espacio a escritores, artistas y esfuerzos de recaudación de fondos locales es una forma sorprendentemente eficaz de dar a conocer tu espacio para eventos. Compartir tu espacio con la comunidad ofrece a una nueva audiencia la experiencia positiva de asistir a un evento en tu restaurante, y aumenta la probabilidad de que los asistentes te consideren cuando necesiten organizar un evento. Además, todos contarán lo bien que lo pasaron en tu restaurante. El marketing de boca en boca ha sido fundamental para construir el negocio de los eventos.

5. Conecta con los invitados de eventos privados anteriores

“Las personas con la mayor probabilidad de reservar un evento son las que ya lo han hecho antes”, dice Liu.  Los clientes que han celebrado un evento en tu restaurante probablemente volverán a hacerlo. Ahora es cuando deberías dirigirte a ellos, ya que es probable que estén pensando en dónde celebrar un evento cuando llegue la temporada festiva. “Una vez que alguien ha tenido un evento contigo, no hay razón para que tu relación termine ahí; si mantienes esa relación, esa persona se convertirá en embajadora tuya y de tu restaurante”. Cada vez que organices un evento privado, asegúrate de capturar la información de contacto de los organizadores para poder agregarlos a tu lista de correo electrónico o enviarles un correo electrónico cuando llegue el momento de reservar un evento privado.

6. Mide el progreso

Con demasiada frecuencia, los restaurantes no miden su progreso ni hacen un seguimiento de las cifras relacionadas con los eventos privados. Según Liu, esta es una oportunidad perdida: “Mide siempre tu progreso y consúltalo para ver qué funciona y qué no”. Después de echar a andar una nueva estrategia de marketing, dale seguimiento al número de clientes potenciales de eventos privados o las reservaciones que se producen como resultado de esto. También puedes observar las cifras de eventos privados del año anterior y considerarlas para establecer nuevos objetivos para el futuro. “Es un proceso de aprendizaje, pero no sabrás qué modificar si no tienes esos datos”, advierte Liu.

7. Incluye el factor sorpresa

Conoce a tu cliente y ofrécele sorpresas divertidas, o hasta extravagantes. Pero procede con precaución ya que esta estrategia se basa en que entiendas realmente lo que tu cliente espera; es decir, agrega esos toques inesperados sólo si tienes la absoluta certeza de que serán bien recibidos.

Por ejemplo, puedes hacer que tu personal se disfrace de acuerdo con el tema de la fiesta, o usar efectos especiales como hielo seco o nieve artificial para crear un momento inolvidable durante el evento. Con una decoración espectacular, una instalación artística o la aparición del chef. “La gente siempre recuerda lo inesperado”.

Promocionar tu espacio para eventos con regularidad no es del todo fácil, pero tampoco es tan difícil; especialmente ahora que cuentas con estos consejos para ayudarte a mantener reservadas las salas de eventos privados en tu restaurante. Recuerda que un marketing consistente puede ayudar a cosechar grandes beneficios durante los días festivos y durante todo el año.

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