Todo lo que necesitas para planear para lo inesperado este Día de San Valentín

Atención: el Día de San Valentín está cada vez más cerca. Justo cuando los restaurantes empiezan a respirar después del ajetreo de la Víspera de Año Nuevo, llega otro de los principales días festivos de la industria. Mientras la variante ómicron de COVID siga creando el caos, el día de San Valentín podría parecerse más al de 2020 que al de 2021, dependiendo de lo que ocurra con el virus en tu zona. 

Sean cuales sean tus planes para el Día de San Valentín 2022, puede que tengas que cambiarlos sobre la marcha. Una de las principales lecciones de los dos últimos años es que, por muy cuidadosa que sea tu planificación, los cambios relacionados con la pandemia pueden producirse de la noche a la mañana. Los propietarios más expertos se anticiparán a múltiples escenarios potenciales para el Día de San Valentín, desde multitudes inesperadas hasta cierres imprevistos. Los siguientes consejos pueden ayudarte a planificar diferentes escenarios en un ambiente en el que todo puede suceder (y probablemente sucederá).    

 

Comensales informados = comensales contentos

Debido a la variante ómicron, las disposiciones de salud y seguridad pueden cambiar rápidamente. Puede que debas confirmar el estado de vacunación en la puerta debido a una nueva norma local, o puede que decidas exigir a los comensales que usen cubrebocas cuando no estén comiendo o bebiendo activamente. Sea cual sea el caso, mantén a los comensales al corriente de todas las precauciones de salud y seguridad para que sepan qué esperar.  

 

Al igual que tu zona tiene protocolos de seguridad que cambian constantemente, cada comensal tiene normas personales que fluctúan en función de su situación individual. Algunos pueden decidir que prefieren comer en el exterior, de modo que si ofreces cenas bajo las estrellas, asegúrate de agregar esas codiciadas mesas al aire libre a tu plano de mesas (y si te encuentras en una zona con clima frío, describe las amenidades que ofreces para que los comensales que eligen las mesas en el exterior se sientan cómodos, como calentadores o mantas). 

Los comensales también pueden decidir, incluso en el último momento, que prefieren una comida especial de San Valentín para llevar. Así que asegúrate de revisar tu perfil de OpenTable y actualizarlo para que refleje el menú actual, así como las opciones de comida para llevar y a domicilio. Asegúrate de seleccionar los tipos de cocina correctos, y sube tus mejores fotos recientes.  

 

Comunícate al máximo para evitar sorpresas

Personaliza las confirmaciones de reservación para estar en contacto con los comensales antes de su visita; así podrás asegurarte de que están al día sobre cualquier norma de salud o cambio en la política que necesitarán seguir. 

 

Una forma eficaz, aunque a menudo menospreciada, de comunicarte con los comensales es llamarles por teléfono. Si aún no desarrollas esta costumbre, deberías hacerlo, pues llamar a los comensales unos días antes de su reservación es una manera muy personal de confirmar con ellos. Tiene la ventaja añadida de animarles a cancelar oficialmente si a final de cuentas no podrán presentarse, lo cual libera espacio a tiempo y evita esas inevitables cancelaciones de última hora. 

 

No te olvides de los mensajes directos. Así como algunos comensales pueden responder bien a una llamada telefónica y otros a un correo electrónico, algunos prestan más atención a los mensajes directos. Aprovéchalos para confirmar todas las reservaciones y los detalles de las normas de salud y seguridad antes de su visita.

 

No dejes ni una mesa vacía

Incluso en los tiempos de bonanza se puede esperar una cierta cantidad de cancelaciones de última hora. Y en tiempos de pandemia, esto es un factor aún más importante, ya que algunos comensales se cuestionan la decisión de salir a comer. 

Por otra parte, hay quienes dudan de la decisión de quedarse en casa y se ponen a la caza de mesas con poca o nula anticipación. Esta situación hace que las alertas de disponibilidad sean aún más relevantes de lo habitual. Pon una nota en tu perfil o sitio web para animar a la gente a establecer una alerta de disponibilidad incluso cuando no encuentren mesas disponibles para el día u hora que buscan, porque casi siempre se desocupan una o dos mesas de último momento. Cuando eso ocurra, ellos recibirán una notificación con la opción para reservar al instante.

 

Las alertas de disponibilidad son una forma de ayudar a llenar esas mesas que corren el riesgo de quedarse vacías. Otra estrategia es una campaña de Resultados Promocionados dirigida a las personas que buscan mesas de último momento. Esta estrategia puede ayudar a llenar las mesas que queden vacías y a cubrir las cancelaciones de última hora.

 

Prepárate para los clientes sin reservación

El Día de San Valentín no suele ser un día en el que haya muchos comensales sin reservación. Típicamente, es el tipo de salida que la gente planifica. Pero, disculpa que nos repitamos, este año no tiene nada de típico. Debido a todos los signos de interrogación en torno a COVID, es posible que recibas a más clientes sin reservación de lo que crees. Puedes prepararte para una posible multitud flexibilizando tu plano de mesas por adelantado. Asegúrate de tener en cuenta una variedad de tamaños de mesas. También te conviene ofrecer tu lista de espera en línea, incluso si piensas que no la necesitarás; recuerda… restaurante prevenido vale por dos.

 

Mientras te preparas para lo inesperado, usa el libro de reservaciones para planear dónde sentarás a cada grupo. Tomar estas decisiones con antelación puede ahorrar minutos valiosos en la puerta. Ten en cuenta que este plan debe permanecer abierto y permitir cambios en tiempo real y según los vaivenes durante el turno. 

 

También es una buena idea consultar la vista general del turno. Utiliza esa información para hacer una predicción informada sobre el flujo de la noche y un plan de juego sólido. Durante la reunión previa al turno repasa las solicitudes especiales o las partes del servicio relacionadas con el Día de San Valentín. Esto puede hacer que el servicio sea más ágil y eficiente, algo imprescindible si te llegan clientes sin reservación.

 

Por último, usa códigos QR para ofrecer menús sin contacto, y ayudar al personal de piso a centrarse en ofrecer un mejor servicio, en lugar de repartir y recoger menús. También es una forma eficaz de recordar a los comensales las precauciones de salud y seguridad y de realizar seguimiento de exposiciones, si es necesario en tu área. 

 

Atrae a los que deciden comer en casa

Dadas las situaciones constantemente cambiantes, algunos comensales decidirán ir a lo seguro y optar por comer en casa. Estos comensales pueden seguir siendo tus clientes si te eligen para pedir su comida para llevar o comida a domicilio. Esta opción podría ser más atractiva si ofreces una opción de recogida sin contacto o desde el carro.

 

Si es posible, ofrece también tu menú especial del Día de San Valentín para llevar. Considera agregar opciones festivas, como cócteles o maridajes con vino espumoso. Aunque decidan no salir, la gente siempre quiere celebrar.  

 

Espera lo mejor, planea para lo peor

Seamos realistas: es posible que debas cerrar temporalmente, y puede que el cierre incluya el Día de San Valentín. Incluso en ausencia de disposiciones y regulaciones, muchos restaurantes se han visto obligados a cerrar recientemente durante algunos o varios días porque la mitad del personal tiene COVID o está en aislamiento después de una exposición al virus. 

 

Cuando tengas que cancelar reservaciones existentes con un mensaje, puedes cerrar un intervalo de fechas y comunicarte con los comensales afectados al mismo tiempo. Podría ser un buen detalle darle seguimiento con una llamada telefónica para asegurarte de que recibieron tu mensaje. También puedes bloquear las reservaciones en línea al cerrar tu libro de reservaciones para fechas específicas.

 

Es probable que este sea un Día de San Valentín muy concurrido, aunque puede que haya algunas sorpresas. El secreto del éxito (y de la reducción del estrés) en estos momentos es pensar con antelación y tener una estrategia para una serie de escenarios potenciales. Cuando planees para lo inesperado, podrás navegar hacia el Día de San Valentín con confianza. 

 

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