Todo lo que necesita saber sobre las herramientas tecnológicas para restaurantes

Históricamente, los restaurantes han funcionado con un abanico de instrumentos que incluían cuadernos, cálculos en servilletas, corazonadas, hábitos e información que los propietarios y gerentes guardaban en sus cabezas. Hoy en día, las herramientas digitales pueden agilizar casi todos los aspectos de la administración de un restaurante, ya que son eficientes y fáciles de usar, y dado que la mayoría está disponible para dispositivos móviles, no es necesario estar en el restaurante para mantener las riendas del negocio. 

A continuación te presentamos un resumen de las herramientas tecnológicas más populares, que podrías considerar para mejorar la eficiencia en tu restaurante y hacer tu vida un poco más fácil. 

Optimización de la recepción

Mantener las actividades de la recepción funcionando como un piano recién afinado es importante para todos los restaurantes, y estas herramientas tecnológicas pueden facilitar un poco el trabajo de todos. 

Sistema de reservaciones en línea

Mete el libro de reservaciones junto con la pluma en el cajón de los recuerdos y adopta un sistema de reservaciones en línea. Un sistema como OpenTable te permite aceptar reservas de día y de noche, y llevar la contabilidad incluso cuando no estás en el restaurante. Además, puedes enviar confirmaciones por correo electrónico y mensaje de texto sin tener que levantar el teléfono. No solo puedes ahorrar dinero al tener menos recepcionistas, sino que también puedes mantener a los colaboradores enfocados en ofrecer un servicio excepcional a los comensales, y no en atender las llamadas telefónicas durante los turnos ajetreados.

Creador de planos de mesas para restaurantes

Diseñar un plano de mesas óptimo para un restaurante es más complejo de lo que parece. Seguro quieres crear un salón que tenga un ambiente cálido y atractivo para los comensales, pero también debes dejar espacio para todos los detalles logísticos que necesita tu restaurante. 

La distribución debe permitir a los meseros desplazarse rápidamente por el espacio y acomodar el máximo número de comensales en diversas configuraciones durante un servicio.

Hoy en día, ya no necesitas habilidades matemáticas ni papel cuadriculado para planear la distribución correctamente. Existen 

herramientas digitales que te ayudan a crear planos de mesas personalizados e incluso te muestran una vista previa en 3D antes de mover los muebles.

Reportes antes del turno

Un servicio exitoso inicia antes de que el restaurante abra sus puertas. Usa los reportes antes del turno y correos de resumen para mantener a todos al tanto de la información importante sobre los comensales y las reservaciones del turno que está por iniciar. Por ejemplo, los empleados de la recepción pueden revisar las notas y los detalles de cada mesa, incluidos los eventos especiales que celebrarán o sus peticiones. Con OpenTable Pro, los restaurantes pueden acceder a más datos sobre los comensales, así como a un resumen gráfico del turno que les espera.

Software de administración de mesas

Con el software adecuado, puedes sacarle aún más provecho a tu restaurante en horario de comidas. Administrar tu espacio digitalmente puede hacer que la noche fluya mejor, tanto si llegan todas las reservaciones programadas como si llegan comensales sin reservación.

OpenTable te permite personalizar tus planos de mesas y usar un inventario de mesas flexible para servir a más comensales durante cualquier turno. Aprovecha las recomendaciones de asignación del software para maximizar cada asiento. Los sistemas modernos saben cuándo debes asignar a un grupo de 2 personas una mesa de 2, en lugar de una de 4, lo que garantiza que la mesa adecuada estará disponible cuando llegue un grupo más grande; y esto ayuda a que tus recepcionistas tomen mejores decisiones al asignar las mesas. 

Lista de espera digital

La tecnología reduce los tiempos de espera para los comensales. Una lista de espera digital mantiene a los comensales al tanto con información en tiempo real sobre su posición en la fila, dándoles una idea más precisa de cuánto tiempo deberán esperar; de modo que si aún hay tiempo, pueden recorrer el vecindario hasta que su mesa esté lista. Esto también elimina las multitudes de tu entrada y recepción.

Códigos QR

Debido a la pandemia, los códigos QR llegaron para quedarse. Los códigos QR ofrecen muchas ventajas que ahorran tiempo a tu personal. Dado que los comensales pueden escanear un código para consultar el menú, los meseros ganan tiempo valioso durante los turnos ajetreados. Los restaurantes pueden usar OpenTable para crear todos los códigos QR que necesiten, ya sea para la lista de vinos, ofertas especiales del día, o menús de dietas especiales como, sin gluten o veganos. 

Optimización de la cocina

Todas las herramientas que la recepción usa influyen en lo que ocurre en la cocina. Al fin y al cabo, la forma de aceptar las reservaciones y de sentar a la gente en el restaurante puede marcar la diferencia en la noche de los cocineros. Del mismo modo, cuando la cocina está en su punto, crea un efecto dominó positivo en todo el restaurante. Aquí tienes algunas herramientas que deberías considerar para ayudar a mantener la cocina libre de problemas y a todo el restaurante trabajando en armonía. 

Sistema de puntos de venta

Los sistemas modernos de POS (o TPV) pueden aliviar muchos de los puntos débiles comunes en la cocina. Los sistemas de POS también pueden ayudar a mejorar la contabilidad mediante registros digitales de ventas e ingresos, el precio por persona y el monto promedio de las cuentas.

Considera un sistema POS táctil basado en la nube, con impresora integrada y compatible con dispositivos móviles. Así ofrecerás una experiencia de pago más sencilla y rápida a los comensales, eliminando la necesidad de que los meseros deban regresar a la estación para imprimir la cuenta cuando los clientes lo soliciten; esto también ayuda a agilizar la rotación de las mesas. Puedes integrar OpenTable con varios sistemas de POS líderes de la industria. Cuando tu sistema de reservaciones y tu sistema de punto de venta trabajan juntos, pueden generar información que te ayude a entender a tus comensales, acelerar las operaciones y llevar un control más preciso de los ingresos.

Otra ventaja de esta integración es la determinación automática del estado de las mesas, esto permite al recepcionista conocer el estado de cada mesa sin tener que abandonar su puesto. Como ventaja agregada, se agiliza la rotación de las mesas y es posible sentar a los comensales en la lista de espera en menos tiempo.

Sistema de administración de eventos

En un restaurante que ofrece servicios de catering, fiestas privadas y eventos, puede resultar complicado organizar esos proyectos especiales. Un sistema digital de administración de eventos puede mantenerte al día y salvarte de usar múltiples herramientas como calendarios, hojas de cálculo e interminables correos electrónicos. Estos sistemas suelen proporcionar funcionalidades para vender boletos, hacer correr la voz en las redes sociales y registrar a los comensales a su llegada. 

Administración del equipo y los costos

El propietario de un restaurante puede desempeñar muchas funciones, entre ellas las de gestor de recursos humanos y contable. Hoy en día, hay toda una variedad de apps y software para facilitar esas partes importantes de tu trabajo.

Programación de horarios y turnos

Manejar los horarios de trabajo de los empleados no tiene que ser un rompecabezas para los gerentes. Para que un restaurante funcione sin problemas, un planificador digital puede ayudar a comunicarte claramente con los empleados sobre sus turnos. Estas herramientas móviles de fácil uso suelen administrar las solicitudes de tiempo libre y de cambio de turno, las listas de guardia y otros tipos de comunicación relacionada con los horarios. 

Seguimiento del rendimiento

Entiende y compara el rendimiento del personal con las potentes herramientas de administración de relaciones de OpenTable.

Con un par de clics, obtén una gran cantidad de datos que te ayudan a ver quiénes son tus mejores empleados, incluso si tienes varios restaurantes, revisa la calificación promedio general de cada mesero, el monto promedio de las cuentas de los comensales y el gasto promedio por cliente. Por si fuera poco, descubre datos de las reseñas de OpenTable que revelan lo que los comensales más aprecian de un mesero.

Nómina

La generación actual de software de nómina se encarga de desmenuzar y repartir las cifras de manera clara y eficiente. Antes que nada, pueden ayudar a garantizar que las nóminas se entreguen a tiempo, lo que mantiene un interés elevado. También ayudan a administrar los impuestos sobre las nóminas y a entender los patrones de asistencia entre tus empleados. Existe una variedad de sistemas de nómina, desde económicos hasta realmente costosos, así que investiga un poco antes de comprometerte con uno para asegurarte de que se adapte bien a tu negocio. 

Informes

Sí, los instintos siempre jugarán un papel cuando se trata de decisiones empresariales, pero los datos y las métricas también son muy importantes. OpenTable te permite revisar y comparar datos importantes, incluyendo la actividad de los comensales sentados, su gasto y sus opiniones. Estas herramientas de información ofrecen una visión reveladora de los puntos de datos anónimos y las tendencias de casi 60,000 restaurantes de todo el mundo.

Ingeniería de menús

La organización de tu menú puede tener un impacto sorprendentemente grande en tus ingresos. El sitio web Menucoverdepot.com reporta que con el diseño de menús adecuado puedes aumentar tus ganancias hasta en un 15%. ¿Qué esperas para usar una hoja de cálculo de ingeniería de menús y sacar el máximo partido a tu menú?

Comunicación ágil y clara con los comensales

Estar en contacto con los comensales genera confianza y lealtad, existen muchas formas de mantener a los comensales informados sin depender de que los empleados envíen mensajes de texto y hagan llamadas telefónicas. 

Mensajes directos

A veces los comensales tienen preguntas sobre las reservaciones antes de su visita o a veces tú quieres ponerte en contacto con ellos, y así repasar los últimos detalles de su visita. Puede que ellos quieran saber si puedes adaptarte a una dieta específica o si puedes ayudarles a celebrar una ocasión especial. Administra estas comunicaciones y más con la función “Mensajes directos” de OpenTable: conecta con tus comensales después de su comida si dejaron una bufanda, o comparte información sobre el vino que tanto les gustó. Ellos estarán más agradecidos y seguramente se acordarán de ti para sus próximos planes.

Campañas de correo electrónico automatizadas

Conectar con los comensales a través de su bandeja de entrada puede ayudarte a desarrollar una relación continua con ellos. Puedes personalizar estas comunicaciones en función de lo que has aprendido de sus visitas por ejemplo: puedes recordarles que hagan una reservación para sus próximos cumpleaños y aniversarios, o avisarles sobre un evento especial que coincida con sus intereses. Los perfiles de los comensales proporcionan detalles como estos y facilitan personalizar tus mensajes para que siempre sean relevantes, ya que a nadie le gusta el spam.

Gestión de Reputación

Para bien o para mal, las reseñas en línea tienen bastante peso en el sector. Por eso es importante usar una herramienta de administración de la reputación para mantenerte al tanto de los comentarios de los comensales. Puedes ver y responder a las reseñas de OpenTable, Facebook y Google en un solo lugar. Algunos comensales volverán a un restaurante y escribirán una reseña más positiva después de leer directamente al propietario o al administrador. También puedes ver claramente lo que tu equipo está haciendo bien. El impacto positivo de las reseñas puede hacer que tus empleados mejoren su trabajo. Al mismo tiempo, puedes descubrir algunas áreas que requieren cambios o mejoras. 

Los cambios tecnológicos ocurren a gran velocidad, y contar con las herramientas adecuadas puede suponer una gran ayuda para el éxito de tu restaurante. Aunque no todos quieran o necesiten implementar todas las herramientas de esta lista, ¡es bueno saber que están a tu disposición!. Recuerda que implementar nuevas herramientas puede ser intimidante al principio, muchos propietarios descubren que una vez que empiezan a usarlas, no saben cómo han podido vivir sin ellas.

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